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Origen del problema
Este problema ocurre, cuando está tratando de enviar o recibir un archivo con un formato incorrecto o un formato prohibido. Las lineas en rojo indican la razón.

El 90% de virus que se envía vía email, se envía a través de archivos adjuntos. Es por ello que los filtros anti-spam están muy atentos a los archivos que pueda adjuntar, formatos como: .exe .dll y otros ejecutables son considerados peligrosos. A día de hoy con servicios en la nube como dropbox, onedrive, drive de google, le permiten adjuntar archivos a través de links de descarga, esto siempre es lo más recomendable.

¿Cómo resolverlo?

Si el archivo tiene un formato incorrecto

Cada archivo tiene un formato que lo define, un documento pdf tendrá un formato (archivo.pdf), un documento en word (archivo.docx).

El error ocurre cuando el archivo tiene un formato incorrecto o doble:

Ejemplo: archivo.pdf.docx
(aquí vemos un doble formato incorrecto)

Modifique el nombre del archivo con 1 solo formato y vuelva a adjuntarlo.

archivo_con_nombre_correcto.pdf

Si el archivo tiene un nombre incorrecto

Es importante que los archivos adjuntos, tenga un nombre correcto. Si colocamos nombres extraños podrían ser rechazados también.

Ejemplo: Gu1a#$%parasaber#$.pdf | documentaci#n((manejo.docx

Escriba o coloque nombres a los archivos adjuntos que describan los archivos:

Ejemplo: guia_para_saber_algo.pdf | documentacion_manejo.docx

Si el archivo es un formato prohibido

Si bien lo recomendable no es ajuntar archivos vía email, ya que esto dispara las alarmas de los antivirus y spam. Existen formatos que pueden ser rechazados a primera vista por ser ejecutables y peligrosos. Ejemplo: .exe .dll . bat

Lo recomendable sería usar un servicio tercero, como: Dropbox, Onedrive, Drive para compartir estos archivos.

Es un tema muy frecuente creer que algunos de nuestros correos, no pueden estar llegando determinados remitentes. En este breve artículo explicamos el motivo y la solución.

Verifique si efectivamente su correo se envío o no

Una manera de asegurarse que su correo llegó o no, es colocando en copia a otros usuarios, si a estos usuarios les llega el mensaje, usted puede tener la certeza de que el correo sí fue enviado.

¿Recibió un mensaje de rebote?

Normalmente cuando envía un mensaje y este no puede ser entregado. Usted recibirá un mensaje de rebote, indicando el motivo por el cual su mensaje pudo ser rechazado. Si usted no recibe ningún mensaje de rebote, lo más probable es que su correo haya sido entregado sin problemas.

Puede leer más sobre esto aquí: https://doc.solymail.com/articulo/correos-rechazados/

El correo pudo llegar, pero tal vez llegó a spam

Consulte con la persona a la cual envío el mensaje e invítela a revisar su bandeja de "correo no deseado" o "spam". Tal vez el mensaje pudo haber aterrizado allí.

En caso el mensaje haya llegado allí, el usuario deberá sacar su mensaje y marcarlo como "mensaje seguro" o "correo seguro".

Solución

Si usted tiene la certeza que su correo no llego para nada, ni siquiera a la bandeja de "Correo no deseado".

Solicite a la persona, que le envíe un mensaje primero a usted, para luego usted pueda responderlo.

Siguiendo este paso, usted podrá asegurar que se dé la comunicación.

Si al enviar un correo a gmail o Gsuite, la persona que recibe su correo, recibe este mensaje. Tal vez debería revisar el contenido de su mensaje para resolver ello.

¿Por qué pasa esto?

  • Archivos adjuntos infectados, el correo que envío contiene algún archivo adjunto que gmail considera potencialmente peligroso.
  • Contenido del mensaje repetitivo, si usted envía un mismo mensaje de manera repetitiva o constante, gmail puede considerar su mensaje como peligroso.

Solución

  • Cambie el contenido de su mensaje, modifique el contenido del mensaje (texto, imágenes, archivos adjuntos) a algo diferente.
  • Intente compartir estos archivos por webtransfer, si necesariamente tiene que enviar dicho archivo adjunto, intente hacerlo por una herramienta como webtransfer.

Que su correo vaya a spam no quiere decir que sea porque se encuentra en una lista negra. Así como también, usted no puede estar en ninguna lista negra y sus correos pueden ir a spam.

Los filtros anti-spam no se limitan a las listas negras, van más allá. Para que su correo vaya a spam se calculan varios factores: Contenido del mensaje (links, archivos adjuntos), peso del mensaje, links, frecuencia (si ha habido comunicación anteriormente), reputación y antigüedad y más.

Una lista negra es uno de los tantos factores a considerar, más no es el único o absoluto.

Las listas negras, no son lo que eran antes

Las listas negras tenían  como objetivo guardar a todos los remitentes problemáticos (aquellos que envían spam), la idea era crear un directorio que pudiera almacenar aquellas ip desde la que se envía contenido spam o basura. Las personas se quejaban o reportaban un mensaje como spam, si habían muchas quejas a un determinado remitente estos eran añadido a listas negras.

Los filtros anti-spam, se guiaban casi al 100% de las listas negras para enviar un correo a spam o no. Hoy en día no, los filtros son más inteligentes y ya no se guían de las listas negras, al menos ya no tanto como antes.

Los filtros anti-spam han evolucionado mucho, algunos usan incluso inteligencia artificial (como el filtro de gmail). Es por eso que la mayoría de filtros anti-spam para enviar a spam un correo toman decenas de factores, las listas negras son apenas, una de las tantas.

En algunas ocasiones el envío de sus correos podrá ser bloqueado por nuestro sistema de análisis de correo saliente. Esto debido a algunos potenciales problemas que pueda presentar en la redacción o envío de mensajes. He aquí buenas practicas para el envío de correos:

Linea de asunto

Evite el uso de:

  • Signos de puntuación, especialmente exclamaciones y signos de interrogación ( ¡¡¡¡¡¡ Gran cierra puertas !!!!!!!! )
  • Letras mayúsculas en todo el asunto (ÚLTIMO DÍA DE PROMOCIONES)
  • Palabras como "urgente", "gratis", "garantizado".
  • Texto con espacios entre cada letra, como (B i e n v e n i d o s).
  • Caracteres raros o extraños en un formato poco natural (C0m0 ganar d1nero en p0c0$ d1a5)

Contenido

  • Mantenga el diseño de su mensaje lo más simple posible. Evite el formato complejo (colores, distintos tipos de letras o tamaños, imágenes, etc).
  • Tenga cuidado al usar URL acortadas (bit.ly, etc)en el contenido de su mensaje. Los enlaces acortados a menudo son utilizados por los spammers para enmascarar el destino del enlace; Los filtros de spam a menudo marcan mensajes con enlaces acortados como spam.
  • Use saludos personalizados (Hola Juan, Estimado Pedro). Los saludos genéricos hacen que su contenido sea más probable que aparezca como correo no solicitado a los filtros de spam.
  • Evite palabras que son altamente reconocidos como spam por los filtros, como "relojes Rolex", "viagra", "medicamentos", "medicamentos recetados", "instituciones financieras".
  • Evite usar símbolos para letras en palabras; la ortografía como "str @ nge", "| etters" y "g00gle" en sus correos electrónicos a menudo se clasifican como spam.
  • No use enlaces que contengan direcciones IP. El uso de direcciones IP es una gran señal de alerta para los filtros de spam.
  • Utilice un programa de correo reconocido y de buena reputación (Outlook, Thunderbird, etc.). Esto asegurará que el correo electrónico que envíe se construya y comunique correctamente.
  • Cosas como proporcionar versiones de texto y HTML del contenido del mensaje, encabezados de correo electrónico correctamente formateados y construidos, y el cumplimiento de las especificaciones para el envío de correo electrónico (SMTP) son fundamentales para enviar un buen correo.
  • Si envía un correo electrónico HTML, asegúrese de que esté construido correctamente. Cosas como etiquetas faltantes / vacías, formato deficiente y convenciones no estándar son indicadores de spam.
  • No inserte componentes activos (javascript, ActiveX, complementos) en su mensaje. Si necesita contenido multimedia enriquecido, simplemente enlace a una página multimedia en su sitio web.
  • Sí vincula a los sitios de otras compañías en el contenido de su mensaje, asegúrese de que sean sitios acreditados.

Archivos adjuntos

  • Es preferible evitar adjuntar archivos a sus mensajes. La mayoría de los sitios de archivos en la nube ahora ofrecen enlaces compartibles que puede proporcionar en su correo electrónico (Box.com, Microsoft OneDrive, Google Docs, etc.). Dado que los archivos adjuntos son una forma común de distribuir virus (especialmente para usuarios de Windows), los filtros son cada vez más estrictos en los archivos adjuntos. Los archivos adjuntos Zip son un ejemplo común de esto.
  • Si envía archivos adjuntos, asegúrese de que estén nombrados correctamente y que la ortografía sea correcta. Además, elija un nombre que sea simple y específico para la naturaleza del archivo adjunto.

Uno de los aspectos más importantes cuando envía correos, es la reputación de su cuenta de correo, ya que es el principal factor cuando de entregar un correo se trata. Una mala reputación o una ausencia de ella, impacta directamente en la entrega, haciendo que sus correos no llegue a las bandejas de entrada o ni siquiera lleguen.

¿Qué es la reputación?

La reputación de su correo corporativo, es similar a la reputación crediticia de los bancos. Es más probable que le den un crédito, si usted tiene una buena reputación. Si tiene una mala reputación, o no tiene reputación, cualquier banco se lo negará.

Con el correo sucede lo mismo, si usted tiene una buena reputación, sus correos llegarán a bandeja de entrada sin problemas. Sin embargo si su correo ha ganado una mala reputación (o no tiene reputación todavía) tenga por seguro que sus correos irán a la bandeja de no deseados, tal vez demoren en llegar o ni lleguen.

Un correo nuevo, inicia con una reputación de cero

Si su correo es nuevo (menos de 10 meses), usted no tendrá reputación. Quiere decir que sus correos serán visto con sospecha por los filtros antispam. De usted depende cultivar una buena reputación.

¿Cómo ganar una buena reputación?

La reputación no se gana de la noche a la mañana, es progresiva. A medida que sus correos empiezan a tener interacción, usted ganará reputación, aquí algunas manera de lograrlo:

  • Las personas interactúan con sus correos, esto quiere decir que las personas abren, responden y cliquean los correos que ha enviado. Esto es una buena señal, ya que esto es parte de un comportamiento saludable, quiere decir que usted es un remitente confiable.
  • Las personas lo marcan como contacto seguro, si las personas lo añaden como contacto o lo añaden a alguna lista blanca, esto también le ayudará a sumar una buena reputación.
  • Las personas no han reportado sus correos y no se han quejado, todos los servicio de correo, ofrecen un botón de "reportar o marcar correo como spam". A esto se le considera una queja, si usted tiene un bajo porcentaje de quejas, quiere decir que envía contenido legitimo.

¿Quienes deben ganar reputación?

Aquellos correos o buzones que tienen menos de 10 meses de antigüedad. Y aquellos dominios que son nuevos y que tienen menos de 1 año de antiguedad.

Las listas negras o black list como también se les conoce, fueron creadas con el propósito de lidiar con el creciente spam. La idea básicamente era crear una lista que contuviera todos los remitentes problemáticos y de esta manera utilizar esta lista, para filtrar el spam. En teoría, esto una idea decente y puede ayudar en ciertos casos, sin embargo se han visto casos en que remitentes legítimos se han añadido a dichas lista, por ello es importante estar al pendiente y revisar frecuentemente si hemos caído en alguna.

Razones por la que puede estar en una lista negra

  • Demasiadas quejas de spam, cuando alguien recibe su email y lo marca como spam, podríamos decir que esta es una queja de spam.
  • Demasiados rebotes o errores, cuando su lista presenta un alto porcentaje de correos inexistentes o correos no válidos.
  • Contenido inapropiado, cuando el contenido de su email es escaso y no presenta un enlace de desuscripción visible.
  • Suplantación de identidad, cuando está tratando de hacerse pasar por alguna empresa, empleando o utilizando el dominio de dicha empresa.

¿Cómo comprobar si está en alguna lista negra?

Hay una serie de herramientas gratuitas online que le permitirán saber si usted está en una lista negra. Para empezar a utilizar cualquiera de estas herramientas es necesario que conozca su dirección IP del servidor que envía los correos por usted. Si usted no sabe esto, puede ponerse en contacto con su proveedor de alojamiento web.
Una vez que conozca la dirección IP del servidor que envía sus correos, usted podrá comprobar si dicho servidor está en lista negra, tan solo pegando dicha ip en los siguientes servicios:

  • http://mxtoolbox.com/blacklists.aspx
  • http://whatismyipaddress.com/blacklist-check
  • http://www.blacklistalert.org/

La última opción no la recomendamos mucho, ya que contiene listas negras con poca relevancia y podría asustarlo a ver que su ip se encuentra en dicha lista. Sin embargo las 2 primeras opciones si contienen listas negras relevantes. Si apareciera en alguna de ellas, deberá prestar mucha atención.

Qué hacer si usted está en una lista negra

Si su ip es ha sido añadida a alguna de estas listas negras, usted tendrá la posibilidad de solicitar su remoción de dicha lista. La mayoría de las listas negras tienen una página en su sitio para solicitar una retirada o la eliminación de su ip. Asegúrese de seguir las instrucciones de eliminación con mucho cuidado.

Después de haber solicitado una retirada es muy importante para auditar sus prácticas de marketing de correo electrónico. Asegúrese de que está utilizando procesos de suscripción opt-in doble, que tiene un enlace para anular muy claro con cada correo enviado, y que incluya información de contacto con cada correo electrónico enviado.

Un escaso número de listas negras puede requerir un pago a cambio de retirarlo de dicha lista. Para tal caso usted podría revisar sus tasas de apertura/interacción antes y después de haber sido añadido a dicha lista negra y de esta manera determinar si se merece pagar por la remoción, si la diferencia es mínima no habría que hacerlo.

Por otro lado hay lista negras que se manejan de manera automática y no cuenta con una página para solicitar su remoción, para estos casos debemos de cambiar la manera en que hemos estados realizando envíos de email, esta vez empleando buenas practicas, dicho sistema se percatará de dicho cambio y de manera automática nos removerá de dicha lista negra.

Tener un correo profesional del tipo premium, con la tecnología de Microsoft o Google, no le librará de algunos problemas al comunicarse con determinados buzones. Puede tener problemas para enviar/recibir de determinados remitentes, esto obedece a problemas externos y ajenos a su servicio de correo.

Si usted no recibe mensajes de un destinatario

Alguien le envía un mensaje, pero usted nunca lo recibe (usted tiene un servicio de correo Microsoft o Google).

Google y Microsoft son los líderes de gestión en soluciones en la nube, son servicios altamente confiables. Que en ocasiones bloquearán a ciertos servidores o servicios de correo por considerarlos poco confiables o de poca reputación (con una precisión del 100%). Esto a veces puede generar un problema, ya que queremos comunicarnos con un contacto confiable, pero lamentablemente nuestro contacto (persona que envía el mensaje) no tiene un buen servicio de correo y nuestro servicio lo identifica como potencialmente peligroso.

A pesar de ello, un servicio confiable como Microsoft o Google, le permiten crear reglas de excepciones. Para dejar pasar a bandeja de entrada a estos remitentes, a pesar de no considerarlos confiables. Usted crea la regla y a partir de ahora podrá recibir los mensajes que antes no entraban a su bandeja.

Si usted envía un mensaje y el destinatario no lo recibe

Usted envía un mensaje (usted tiene un servicio de correo Microsoft o Google), y el destinatario nunca lo recibe. Usted recibe un mensaje indicando que su mensaje no pudo ser entregado.

¿Qué hacer en este caso? Pues en este caso el problema sería del remitente. Usted no tiene que revisar su servicio de correo, este está trabajando con la tecnología de Google o Microsoft, un servicio altamente confiable.

En este caso, al parecer el remitente es quien tiene el problema. Normalmente ello ocurre cuando el servicio del remitente, es un servicio básico de hosting. Los servicios de hosting, tienen estos problemas muy a menudo, ya que son servicios orientados a alojar páginas web, no para trabajar con correos corporativos. Son servicios básicos que si no son configurados correctamente tienden a fallar.

Como solución: El remitente también podría crear una regla de excepción para dejar pasar su mensaje. Claro que esto tal vez no sea posible, si el remitente cuenta con un servicio de hosting básico.

Antes podía comunicarme con este buzón, pero ahora no puedo

Si antes podía comunicarse con dicho buzón y ahora no. Como le comentamos lineas arriba, estos servicios son sensibles a la configuración y a la reputación.

Su buzón puede ser bloqueado o deshabilitado temporalmente debido a un comportamiento extraño. Consideramos un comportamiento extraño, cuando se trata de forzar el acceso, cuando se ha enviado un correo y se ha pedido una verificación y no ha seguido la verificación, cuando su correo empieza a enviar demasiados correos con errores, como en este ejemplo:

El sistema al detectar esto, bloquea su buzón impidiéndole el acceso o le envío de correos. Es por ello que recibirá un error de contraseña o tal vez no pueda enviar correos.

blank

Aquí podemos ver que alguien ha enviado demasiados correos en repetidas ocasiones y no han podido ser entregados. Esto debido a que el mensaje enviado rebotó porque el correo del destinatario no existe.

¿Cómo resolver ello?

1.- Para corregirlo solo deberá cambiar la contraseña y evitar repetir este comportamiento, de lo contrario su buzón volverá a bloquearse nuevamente.

2.-La otra opción puede ser porque el contenido o archivos adjuntos, son considerados sospechosos de spam por el sistema y se le pide una verificación adicional y usted no ha seguido este paso adicional. Más detalles aquí: Message blocked | Error Message: 550 5.7.1 (solymail.com)

Cuando usted envía un mensaje, se analizan 2 ip´s. La ip de su servicio de correo (servidor de correo) y la IP de su servicio de internet (proveedor de internet).

IP de servicio o IP del servidor
Esta IP es analizada, para saber si dicho servidor o servicio de correo, no envía spam.

IP de internet
Esta IP es analizada, para saber si desde tal conexión a internet o ubicación no se envía spam.

Usted no debe preocuparse por la IP de su servicio de correo (Ip del servidor), ya que en SolyMail manejamos una excelente reputación y entregabilidad. Para que sus mensajes siempre lleguen a su destino.

Lo que sí no podemos manejar o controlar, es que es su IP de internet o la IP que su proveedor de internet le ofrece, caiga en lista negras, ello conllevaría que sus mensajes podrían ser rechazados o su correo bloqueado. ¿Por qué? Si su IP de internet está en lista negra, quiere decir que se ha estado enviando spam desde dicha conexión a internet. No pretendemos decir que usted está enviando spam, recuerde que las IP´s de internet son asignadas por los proveedores de internet al azar. Y puede que le hayan asignado una IP que ya se encontraba en lista negra desde antes.

¿Por qué antes no tuve este problema?

  • Posiblemente antes tenía otra IP que no se encontraba en lista negra y su actual IP reciente sí que lo está.
  • Su IP de internet posiblemente estuvo en algunas listas negras poco importantes y con el tiempo dicha IP ha sido añadida a listas negras más relevantes.
  • La combinación de mala reputación (IP de internet en lista negra) + mensaje con formato spam, puede activar las alarmas.

¿Cómo resolverlo?

La solución definitiva sería solicitar a su proveedor de internet, un cambio de IP (ellos lo harán sin problemas). También puede cambiar a otra conexión de internet, verificando que la IP de la nueva conexión a internet no esté en lista negra. Así como también hayan pasado las 24 horas.

Otra solución puede ser:

  • Solicite la remoción de su IP de internet de dichas listas negras, usted mismo puede hacer la solicitud. Pero tarda algo de tiempo.
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