Aquí te explico por qué ocurre esto y por qué la carga de adaptarse siempre recae en la empresa pequeña:

1. El problema del «Hosting Barato» (IPs manchadas)

En un hosting básico, compartes el servidor con cientos de otros sitios. Si uno de esos vecinos envía spam, la dirección IP del servidor entra en listas negras.

• Consecuencia: Cuando tú envías un correo legítimo, los filtros de la empresa grande ven que viene de una «IP sospechosa» y lo bloquean de inmediato.

Así que estar en un hosting barato, es sinonimo de problemas, para comunicarse con determinados remitentes, bloqueos, etc.

2. Protocolos de Seguridad (El «DNI» del correo)

Las empresas grandes exigen tres configuraciones técnicas que los hostings básicos a veces no configuran bien o el usuario desconoce:

• SPF (Sender Policy Framework): Indica quién tiene permiso para enviar correos en tu nombre.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail): Una firma digital que garantiza que el mensaje no fue alterado.
• DMARC: La instrucción de qué hacer si los dos anteriores fallan.

Si una empresa pequeña no tiene esto, la empresa grande simplemente no le abre la puerta por miedo al phishing.

3. La Balanza de Riesgo vs. Beneficio

• Para la empresa grande: Cambiar sus reglas de seguridad para recibir correos de un hosting básico sería como dejar la puerta de una bóveda abierta para que entre un mensajero en bicicleta. No van a comprometer su seguridad por un solo proveedor.
• Para la empresa pequeña: Si quiere ser proveedor de «los grandes», debe profesionalizarse. El correo electrónico ya no es un «extra», es la herramienta crítica de venta.

La regla no escrita del correo empresarial

En el mundo real del correo pasa esto:

• Las empresas grandes ponen las reglas
• Las empresas pequeñas se adaptan
• El que tiene mejor infraestructura y reputación NO baja sus estándares

¿Por qué?
Porque el correo no es solo enviar y recibir:

• Es seguridad
• Es reputación
• Es riesgo legal
• Es protección contra fraude y phishing

Por eso bancos, navieras, corporaciones, aseguradoras, etc.:

• Bloquean hostings baratos
• Exigen SPF, DKIM, DMARC estrictos
• Penalizan IPs compartidas
• No hacen excepciones “por un proveedor chico”

Entonces… ¿cómo funciona realmente esto?

Funciona como un filtro natural:

• Empresas grandes:
  • Definen estándares altos
  • Automatizan decisiones
  • No negocian infraestructura básica
• Empresas pequeñas:
  • Si quieren crecer
  • Si quieren trabajar con corporativos
  • Si quieren evitar “no me llega el correo”

👉 Tienen que profesionalizar su correo

No por lujo, sino por interoperabilidad.

La pregunta clave (la que casi nadie dice en voz alta)

¿Es justo que una empresa tenga que pagar más solo para poder enviar correos o por tener una mejor solución de correo?

Tal vez no sea “justo”,
pero es el costo de jugar en ligas donde hay más riesgo y más valor.

Es como:

• Facturar a una corporación → te piden RUC, contratos, compliance
• Usar tarjetas corporativas → te piden más controles
• Enviar correos corporativos → te piden infraestructura seria

El correo ya no es un juguete barato, es una pieza crítica de seguridad.

• Your message is too large to send. To send it, make the message smaller, for example, by removing attachments
• Your message exceeded Google’s message size limits. To view our 552-5.3.4 message size guidelines, go to 552 5.3.4 https://support.google.com/mail/?p=MaxSizeError

Si traducimos al español

• Tu mensaje es demasiado grande para enviarlo. Para enviarlo, reduzca el tamaño del mensaje, por ejemplo, eliminando los archivos adjuntos.
• Tu mensaje ha superado los límites de tamaño de los mensajes de Google

Todos los servicios de correo tiene un límite de tamaño para recibir o enviar correos. Si intenta enviar un correo que excede este límite, es posible que el servidor de correo lo rechace y que el destinatario no pueda recibirlo.

¿Cuánto debería pesar el correo para enviar/recibir sin problemas?

El tamaño estándar de un correo electrónico suele ser de alrededor de 25 MB, con esto se puede asegurar que la mayoría de nuestros mensajes se puedan entregar. Sin embargo, el límite de 25MB puede variar según el proveedor de servicios de correo (algunos pueden tener límites más bajos o más altos). Recuerde que el tamaño de un correo, se basa en la cantidad del texto, tamaño de imágenes y archivos adjuntos.

¿Como enviar un correo pesado o de gran tamaño?

Este tipo de mensajes han estado circulando y tomando a muchas empresas por sorpresa. Los filtros antispam están muy atentos a mensajes similares. Por lo que si usted envía un mensaje similar, es posible que dicho mensaje sea rechazado.

Solución al problema

Modifique el contenido del mensaje, y el asunto. En especial el asunto.

Evite colocar en el asunto:

• FACTURA Nº1454545454
• PAGO Nº144

Mejor coloqué

• Comprobante electrónico para EMPRESA SAC (no abuse de las mayúscula y si puede evitar la palabra factura sería bueno)
• Pago recibido para EMPRESA SAC (Si puede evitar colocar los números Nº044545, sería bueno, ya que ello es muy propio de los correos falso.

En el cuerpo del mensaje, añada contenido natural redactado por usted. Ejemplo:

Estimado Pedro,

Adjunto el comprobante electrónico, aquí los detalles.

Los correos a puerta fría a menudo se utilizan en ventas para intentar iniciar una conversación con un posible cliente y persuadirlo para que compre un producto o servicio. Sin embargo, también pueden ser utilizados por profesionales, consultores y otros profesionales para establecer conexiones con personas que podrían estar interesadas en sus servicios o conocimientos.

Cuando envia un correo a puerta fría desde su correo corporativo, hay algunos cuidados que debería tener al menos si desea llegar a bandeja de entrada.

¿Por qué no deberían enviarse mensajes a puerta fria desde el correo corporativo? Al menos no desde el dominio principal @miempresa.com

Algunos expertos en marketing y en gestión de reputación de correo electrónico, sugieren que se utilice un subdominio (correo@subdominio.miempresa.com) para enviar correos electrónicos a puerta fría, en lugar del dominio principal de una empresa. Esto se debe a que, si los correos electrónicos a puerta fría se envían desde el dominio principal de la empresa y los destinatarios los marcan como spam o los proveedores de servicios de correo electrónico los detectan como correo no deseado, puede afectar la reputación del dominio principal y hacer que los correos electrónicos legítimos enviados desde ese dominio sean marcados como spam en el futuro.

Al utilizar un subdominio (correo@subdominio.miempresa.com) para los correos electrónicos a puerta fría, se puede mantener la reputación del dominio principal de la empresa intacta y evitar que los correos electrónicos legítimos sean marcados como spam en el futuro. También se puede tomar medidas adicionales, como configurar un registro SPF (Sender Policy Framework) y un registro DKIM (DomainKeys Identified Mail) para el subdominio utilizado para los correos electrónicos a puerta fría, lo que puede mejorar aún más la entrega y la reputación del correo electrónico.

Es importante tener en cuenta que, independientemente del dominio utilizado para los correos electrónicos a puerta fría, es importante seguir las mejores prácticas de correo electrónico y asegurarse de que los correos electrónicos sean relevantes, personalizados y respetuosos con la privacidad de los destinatarios para maximizar la tasa de apertura y evitar que sean marcados como spam.

Puede tener más detalles aquí https://doc.solymail.com/subdominio-envio-correo-masivos-automaticos/

Recomendaciones si planea enviar un correo de venta a puerta fría

Usted está tratando de enviar un correo a un contacto desconocido y debe tener cuidar varios aspectos si desea llegar a bandeja de entrada.

• Use un subdominio, no use su dominio principal https://doc.solymail.com/subdominio-envio-correo-masivos-automaticos/
• Use un correo avanzado para llegar siempre a entrada
• No adjunte archivos (esto enciende las alarmas antispam). En su lugar, vincule los archivos con un link para la descarga o visualización en servicios como: Google Drive, Onedrive, etc
• Cuidese de respetar las buenas practicas de envio: https://doc.solymail.com/buenas-practicas-envio-correos/

Las razones son muchas, pero la principal suele ser porque usted escribió mal el correo al cual deseaba enviar el mensaje ó dicho buzón se encuentra lleno.

También existen otras razones, he aquí un listado con los principales tipos de rebotes y sus orígenes.

Caídas temporales o permanente en el servicio de correo receptor

Si usted trata de enviar un correo y recibe un rebote, usted tiene la certeza que el correo que acaba de enviar no ha podido ser entregado, el rebote puede especificar la razón y existen dos tipos.

Errores temporales (rebote suave)

El correo no ha podido ser entregado, pero puede llegar más adelante, algunas razones:

• El correo o buzón se encuentra lleno y no puede recibir más mensajes hasta que no se libere espacio.
• Tiempo de conexión, su servicio de correo no ha podido conectarse o comunicarse con el servicio receptor debido a que presenta fallas, caídas o bloqueos el servicio receptor.

Errores permanentes (rebote duro)

El correo no ha podido ser entregado y no podrá llegar de ningún modo, la razón:

• El usuario o buzón no existe, usted está tratando de enviar un correo a una cuenta de correo que no existe (revise si escribió correctamente el correo)
• El dominio no existe
• El dominio existe, pero no existe un servicio de correo habilitado

Reglas propias del servicio de correo receptor

Algunos servicios de correos tienen reglas propias que podrían evitar la recepción de su mensaje. Algunos servicios bloquean correos por las siguientes razones:

• El tamaño del mensaje ha excedido el límite permitido, el tamaño estándar de un mensaje es de 25MB a 30MB, sin embargo, algunos servicios para evitar el ingreso de virus limitan el tamaño por debajo del estándar, haciendo que el correo que envíe sea bloqueado si sobrepasa el límite.
• El mensaje contiene palabras o frases restringidas, existen algunos servicios restringen o bloquean ciertos correos cuando contienen determinadas palabras, si su mensaje contiene alguna palabra que coincida con esto, el mensaje puede ser rechazado. Estos servicios usan dicho mecanismo con el fin de bloquear algunos mensaje de tipo spam que incluyen palabra muy conocidas como: “viagra, gratis,etc”

Bloqueos temporales o permanentes en el correo receptor

Usted también puede recibir un rebote por parte del firewall o antivirus (del receptor) que muchas veces puede bloquear su mensaje, incluso si se trata de un mensaje legítimo. Las razones pueden ser muchas:

• El antivirus ha bloqueado el correo por contener un adjunto peligroso, eso suele pasar con mucha frecuencia.
• El firewall receptor ha bloqueado su dominio, las razones pueden ser muchas. Puede deberse a que lo considera sospechoso o peligroso o porque es nuevo. El bloqueo debe ser levantado de manera manual, para ello deberá indicar al proveedor del correo receptor, que tiene este impedimento.
• El firewall ha detectado que la IP de su servicio se encuentra en una lista negra, en algunas ocasiones su servicio puede estar en alguna lista negra y puede ser bloqueado por quien lo recibe (hoy en día gran parte de los servicios de correo no bloquea su correo por más que lo encuentre en una lista negra, puede enviar a spam su mensaje, pero no lo bloquea). Algunas ocasiones el servicio puede bloquear su mensaje e indicar que lo hace porque se encuentra en una lista sin realmente estarlo.
• El firewall ha detectado que la IP desde donde envía el mensaje está en lista negra, esto suceda si usted usa un software de tipo cliente de correo como: Outlook, Thunderbird. Cuando envía un mensaje detecta la IP que le ofrece su proveedor de Internet, esto se resuelve reiniciando el router.
• El filtro anti-spam ha detectado su mensaje como sospechoso o posible spam, y ha decidido rechazarlo.

Origen del problema
Este problema ocurre, cuando está tratando de enviar o recibir un archivo con un formato incorrecto o un formato prohibido. Las lineas en rojo indican la razón.

El 90% de virus que se envía vía email, se envía a través de archivos adjuntos. Es por ello que los filtros anti-spam están muy atentos a los archivos que pueda adjuntar, formatos como: .exe .dll y otros ejecutables son considerados peligrosos. A día de hoy con servicios en la nube como dropbox, onedrive, drive de google, le permiten adjuntar archivos a través de links de descarga, esto siempre es lo más recomendable.

¿Cómo resolverlo?

Si el archivo tiene un formato incorrecto

Cada archivo tiene un formato que lo define, un documento pdf tendrá un formato (archivo.pdf), un documento en word (archivo.docx).

El error ocurre cuando el archivo tiene un formato incorrecto o doble:

Ejemplo: archivo.pdf.docx
(aquí vemos un doble formato incorrecto)

Modifique el nombre del archivo con 1 solo formato y vuelva a adjuntarlo.

archivo_con_nombre_correcto.pdf

Si el archivo tiene un nombre incorrecto

Es importante que los archivos adjuntos, tenga un nombre correcto. Si colocamos nombres extraños podrían ser rechazados también.

Ejemplo: Gu1a#$%parasaber#$.pdf | documentaci#n((manejo.docx

Escriba o coloque nombres a los archivos adjuntos que describan los archivos:

Ejemplo: guia_para_saber_algo.pdf | documentacion_manejo.docx

Si el archivo es un formato prohibido

Si bien lo recomendable no es ajuntar archivos vía email, ya que esto dispara las alarmas de los antivirus y spam. Existen formatos que pueden ser rechazados a primera vista por ser ejecutables y peligrosos. Ejemplo: .exe .dll . bat

Lo recomendable sería usar un servicio tercero, como: Dropbox, Onedrive, Drive para compartir estos archivos.

Verifique si efectivamente su correo se envío o no

Una manera de asegurarse que su correo llegó o no, es colocando en copia a otros usuarios, si a estos usuarios les llega el mensaje, usted puede tener la certeza de que el correo sí fue enviado.

¿Recibió un mensaje de rebote?

Normalmente cuando envía un mensaje y este no puede ser entregado. Usted recibirá un mensaje de rebote, indicando el motivo por el cual su mensaje pudo ser rechazado. Si usted no recibe ningún mensaje de rebote, lo más probable es que su correo haya sido entregado sin problemas.

Puede leer más sobre esto aquí: https://doc.solymail.com/articulo/correos-rechazados/

El correo pudo llegar, pero tal vez llegó a spam

Consulte con la persona a la cual envío el mensaje e invítela a revisar su bandeja de «correo no deseado» o «spam». Tal vez el mensaje pudo haber aterrizado allí.

En caso el mensaje haya llegado allí, el usuario deberá sacar su mensaje y marcarlo como «mensaje seguro» o «correo seguro».

Solución

Si usted tiene la certeza que su correo no llego para nada, ni siquiera a la bandeja de «Correo no deseado».

Solicite a la persona, que le envíe un mensaje primero a usted, para luego usted pueda responderlo.

Siguiendo este paso, usted podrá asegurar que se dé la comunicación.

• Ha recibido un mensaje que tiene un contenido sospechoso de falso o spam (links/enlaces o adjuntos)
• Ha recibido un mensaje desde un servidor o buzón (buzon@empresa.com) con mala reputación
• Ha recibido un correo de un remitente que no tiene configurado correctamente la autenticación (spf, dkim, dmarc, etc)

Caso 1: Ha recibido un mensaje que tiene un contenido sospechoso de falso o spam

El contenido del correo es el principal motivo (links o adjuntos), por el que el mensaje puede ser detectado como peligroso por Gmail. Estos son los casos más comunes:

• Contiene un contenido repetitivo que se ha enviado varias veces. Si alguien se ha dedicado a enviar un mismo mensaje de manera masiva o individual, de manera repetida, con contenido publicitario o con un formato spam.
• Contiene archivos adjuntos infectados o formatos peligrosos. Cuando alguien envía el mismo adjunto o si el adjunto está infectado y lo ha enviado en repetidas ocasiones.
• Se ha copiado un email enviado por otra empresa. Si alguien copió el diseño de un email enviado por una marca y está muy parecido. Gmail podría considerar que se está tratando de suplantar a dicha empresa y tratar de engañar.
• El mensaje no respeta las buenas prácticas. Colocar links a ciertas páginas, tratar ciertos temas o incluir ciertas palabras en el email, una línea de asunto en mayúsculas, etc. Puede hacer que las alarmas se disparen.

Revise esta guía completa, sobre como manejar el contenido del email:
https://doc.solymail.com/buenas-practicas-envio-correos/

Caso 2: Ha recibido un mensaje desde un servidor o buzón con mala reputación

• Existe proveedores de hosting que ofrecen servicios de correo. En algunos casos, los proveedores de hosting hacen que sus clientes compartan un servidor. Por lo que es muy frecuente que si el servidor tiene un mal uso por algún cliente, esto comprometa a los otros clientes. Y si se envía un mensaje de un servidor con mala reputación o comprometido con listas negras, envío de spam, etc. Gmail dará la alerta.
• Supongamos que hay un correo «pepito@empresa.com» que se ha dedicado a enviar publicidad sin permiso y muchas personas que han quejado y han reportado el correo como «Spam». Esto ha encendido las alarmas antispam de Google, y a partir de ahora cualquier correo que llegue al servicio de Google (Gmail) enviado por «pepito@empresa.com», mostrará la advertencia.

Puede leer más sobre cómo funciona la reputación en el email
https://doc.solymail.com/reputacion-email/

Caso 3: El remitente no tiene configurado la autenticación correctamente

Hay una configuración que deben tener todos los servicios de correos: DKIM, SPF, DMARC, etc. Esta configuración asegura que los mensajes enviados, son realmente enviados por remitente que dicen ser. Sin esta configuración, quedaría la duda, y ante la duda, Gmail podría mostrar el mensaje de advertencia.

Los filtros anti-spam ya no se limitan a las listas negras, van más allá. Para que su correo vaya a spam se calculan varios factores: Contenido del mensaje (links, archivos adjuntos), peso del mensaje, links, frecuencia (si ha habido comunicación anteriormente), reputación, antigüedad y más.

Una lista negra es uno de los tantos factores a considerar, más no es el único o absoluto.

Las listas negras, no son lo que eran antes

Las listas negras tenían  como objetivo guardar a todos los remitentes problemáticos (aquellos que envían spam), la idea era crear un directorio que pudiera almacenar aquellas ip`s desde la que se envía contenido spam o basura. Las personas se quejaban o reportaban un mensaje como spam, si había muchas quejas a un determinado remitente, estos eran añadidos a listas negras.

Los filtros anti-spam, hace varios años, se guiaban casi al 100% de las listas negras para determinar si mensaje de correo iba al spam o no. Hoy en día no, los filtros son más inteligentes y ya no se guían al 100% de las listas negras, al menos ya no tanto como antes.

Los filtros anti-spam han evolucionado mucho, algunos usan incluso inteligencia artificial (como el filtro de gmail). Es por eso que la mayoría de filtros anti-spam para enviar a spam un correo toman decenas de factores, las listas negras son apenas, una de las tantas.

Listas negras de menor a mayor relevancia

Todas las listas negras no son importantes. Hay algunas con poca relevancia, por lo que estar en dicha lista no es gran problema. Ya que este tipo de listas negras, se les llama «Lista negra de precaución», es porque se sospecha que la IP está enviando spam, es solo una sospecha, nada confirmado. Incluso el servicio de pago de correo Gmail (Google Workspace) tiene varias ip´s en listas negras y esto no afecta para nada la calidad de entrega. Porque ya hemos visto anteriormente, que para la entrega de un mensaje, se calculan muchos factores.

Sin embargo, hay otras listas negras de mucha relevancia, encontrarse ahí es muy probable que el mensaje si vaya al spam. Estas pueden ser: Spamhaus, SORBS, Barracuda y Spamhaus.

Linea de asunto

Evite el uso de:

• Signos de puntuación, especialmente exclamaciones y signos de interrogación ( ¡¡¡¡¡¡ Gran cierra puertas !!!!!!!! )
• Letras mayúsculas en todo el asunto (ÚLTIMO DÍA DE PROMOCIONES)
• Palabras como «urgente», «gratis», «garantizado».
• Texto con espacios entre cada letra, como (B i e n v e n i d o s).
• Caracteres raros o extraños en un formato poco natural (C0m0 ganar d1nero en p0c0$ d1a5)

Contenido

• Mantenga el diseño de su mensaje lo más simple posible. Evite el formato complejo (colores, distintos tipos de letras o tamaños, imágenes, etc).
• Tenga cuidado al usar URL acortadas (bit.ly, etc)en el contenido de su mensaje. Los enlaces acortados a menudo son utilizados por los spammers para enmascarar el destino del enlace; Los filtros de spam a menudo marcan mensajes con enlaces acortados como spam.
• Use saludos personalizados (Hola Juan, Estimado Pedro). Los saludos genéricos hacen que su contenido sea más probable que aparezca como correo no solicitado a los filtros de spam.
• Evite palabras que son altamente reconocidos como spam por los filtros, como «relojes Rolex», «viagra», «medicamentos», «medicamentos recetados», «instituciones financieras».
• Evite usar símbolos para letras en palabras; la ortografía como «str @ nge», «| etters» y «g00gle» en sus correos electrónicos a menudo se clasifican como spam.
• No use enlaces que contengan direcciones IP. El uso de direcciones IP es una gran señal de alerta para los filtros de spam.
• Utilice un programa de correo reconocido y de buena reputación (Outlook, Thunderbird, etc.). Esto asegurará que el correo electrónico que envíe se construya y comunique correctamente.
• Cosas como proporcionar versiones de texto y HTML del contenido del mensaje, encabezados de correo electrónico correctamente formateados y construidos, y el cumplimiento de las especificaciones para el envío de correo electrónico (SMTP) son fundamentales para enviar un buen correo.
• Si envía un correo electrónico HTML, asegúrese de que esté construido correctamente. Cosas como etiquetas faltantes / vacías, formato deficiente y convenciones no estándar son indicadores de spam.
• No inserte componentes activos (javascript, ActiveX, complementos) en su mensaje. Si necesita contenido multimedia enriquecido, simplemente enlace a una página multimedia en su sitio web.
• Sí vincula a los sitios de otras compañías en el contenido de su mensaje, asegúrese de que sean sitios acreditados.

Archivos adjuntos

• Es preferible evitar adjuntar archivos a sus mensajes. La mayoría de los sitios de archivos en la nube ahora ofrecen enlaces compartibles que puede proporcionar en su correo electrónico (Box.com, Microsoft OneDrive, Google Docs, etc.). Dado que los archivos adjuntos son una forma común de distribuir virus (especialmente para usuarios de Windows), los filtros son cada vez más estrictos en los archivos adjuntos. Los archivos adjuntos Zip son un ejemplo común de esto.
• Si envía archivos adjuntos, asegúrese de que estén nombrados correctamente y que la ortografía sea correcta. Además, elija un nombre que sea simple y específico para la naturaleza del archivo adjunto.

¿Qué es la reputación?

La reputación de su correo corporativo, es similar a la reputación crediticia de los bancos. Es más probable que le den un crédito, si usted tiene una buena reputación. Si tiene una mala reputación, o no tiene reputación, cualquier banco se lo negará.

Con el correo sucede lo mismo, si usted tiene una buena reputación, sus correos llegarán a bandeja de entrada sin problemas. Sin embargo si su correo ha ganado una mala reputación (o no tiene reputación todavía) tenga por seguro que sus correos irán a la bandeja de no deseados, tal vez demoren en llegar o ni lleguen.

Un correo nuevo, inicia con una reputación de cero

Si su correo es nuevo (menos de 10 meses), usted no tendrá reputación. Quiere decir que sus correos serán visto con sospecha por los filtros antispam. De usted depende cultivar una buena reputación.

¿Cómo ganar una buena reputación?

La reputación no se gana de la noche a la mañana, es progresiva. A medida que sus correos empiezan a tener interacción, usted ganará reputación, aquí algunas manera de lograrlo:

• Las personas interactúan con sus correos, esto quiere decir que las personas abren, responden y cliquean los correos que ha enviado. Esto es una buena señal, ya que esto es parte de un comportamiento saludable, quiere decir que usted es un remitente confiable.
  
• Las personas lo marcan como contacto seguro, si las personas lo añaden como contacto o lo añaden a alguna lista blanca, esto también le ayudará a sumar una buena reputación.
  
• Las personas no han reportado sus correos y no se han quejado, todos los servicio de correo, ofrecen un botón de «reportar o marcar correo como spam». A esto se le considera una queja, si usted tiene un bajo porcentaje de quejas, quiere decir que envía contenido legitimo.

¿Quienes deben ganar reputación?

Aquellos correos o buzones que tienen menos de 10 meses de antigüedad. Y aquellos dominios que son nuevos y que tienen menos de 1 año de antiguedad.

Razones por la que puede estar en una lista negra

• Demasiadas quejas de spam, cuando alguien recibe su email y lo marca como spam, podríamos decir que esta es una queja de spam.
• Demasiados rebotes o errores, cuando su lista presenta un alto porcentaje de correos inexistentes o correos no válidos.
• Contenido inapropiado, cuando el contenido de su email es escaso y no presenta un enlace de desuscripción visible.
• Suplantación de identidad, cuando está tratando de hacerse pasar por alguna empresa, empleando o utilizando el dominio de dicha empresa.

¿Cómo comprobar si está en alguna lista negra?

Hay una serie de herramientas gratuitas online que le permitirán saber si usted está en una lista negra. Para empezar a utilizar cualquiera de estas herramientas es necesario que conozca su dirección IP del servidor que envía los correos por usted. Si usted no sabe esto, puede ponerse en contacto con su proveedor de alojamiento web.
Una vez que conozca la dirección IP del servidor que envía sus correos, usted podrá comprobar si dicho servidor está en lista negra, tan solo pegando dicha ip en los siguientes servicios:

• http://mxtoolbox.com/blacklists.aspx
• http://whatismyipaddress.com/blacklist-check
• http://www.blacklistalert.org/

La última opción no la recomendamos mucho, ya que contiene listas negras con poca relevancia y podría asustarlo a ver que su ip se encuentra en dicha lista. Sin embargo las 2 primeras opciones si contienen listas negras relevantes. Si apareciera en alguna de ellas, deberá prestar mucha atención.

Qué hacer si usted está en una lista negra

Si su ip es ha sido añadida a alguna de estas listas negras, usted tendrá la posibilidad de solicitar su remoción de dicha lista. La mayoría de las listas negras tienen una página en su sitio para solicitar una retirada o la eliminación de su ip. Asegúrese de seguir las instrucciones de eliminación con mucho cuidado.

Después de haber solicitado una retirada es muy importante para auditar sus prácticas de marketing de correo electrónico. Asegúrese de que está utilizando procesos de suscripción opt-in doble, que tiene un enlace para anular muy claro con cada correo enviado, y que incluya información de contacto con cada correo electrónico enviado.

Un escaso número de listas negras puede requerir un pago a cambio de retirarlo de dicha lista. Para tal caso usted podría revisar sus tasas de apertura/interacción antes y después de haber sido añadido a dicha lista negra y de esta manera determinar si se merece pagar por la remoción, si la diferencia es mínima no habría que hacerlo.

Por otro lado hay lista negras que se manejan de manera automática y no cuenta con una página para solicitar su remoción, para estos casos debemos de cambiar la manera en que hemos estados realizando envíos de email, esta vez empleando buenas practicas, dicho sistema se percatará de dicho cambio y de manera automática nos removerá de dicha lista negra.

Si usted no recibe mensajes de un destinatario

Alguien le envía un mensaje, pero usted nunca lo recibe (usted tiene un servicio de correo Microsoft o Google).

Google y Microsoft son los líderes de gestión en soluciones en la nube, son servicios altamente confiables. Que en ocasiones bloquearán a ciertos servidores o servicios de correo por considerarlos poco confiables o de poca reputación (con una precisión del 100%). Esto a veces puede generar un problema, ya que queremos comunicarnos con un contacto confiable, pero lamentablemente nuestro contacto (persona que envía el mensaje) no tiene un buen servicio de correo y nuestro servicio lo identifica como potencialmente peligroso.

A pesar de ello, un servicio confiable como Microsoft o Google, le permiten crear reglas de excepciones. Para dejar pasar a bandeja de entrada a estos remitentes, a pesar de no considerarlos confiables. Usted crea la regla y a partir de ahora podrá recibir los mensajes que antes no entraban a su bandeja.

Si usted envía un mensaje y el destinatario no lo recibe

Usted envía un mensaje (usted tiene un servicio de correo Microsoft o Google), y el destinatario nunca lo recibe. Usted recibe un mensaje indicando que su mensaje no pudo ser entregado.

¿Qué hacer en este caso? Pues en este caso el problema sería del remitente. Usted no tiene que revisar su servicio de correo, este está trabajando con la tecnología de Google o Microsoft, un servicio altamente confiable.

En este caso, al parecer el remitente es quien tiene el problema. Normalmente ello ocurre cuando el servicio del remitente, es un servicio básico de hosting. Los servicios de hosting, tienen estos problemas muy a menudo, ya que son servicios orientados a alojar páginas web, no para trabajar con correos corporativos. Son servicios básicos que si no son configurados correctamente tienden a fallar.

Como solución: El remitente también podría crear una regla de excepción para dejar pasar su mensaje. Claro que esto tal vez no sea posible, si el remitente cuenta con un servicio de hosting básico.

Antes podía comunicarme con este buzón, pero ahora no puedo

Si antes podía comunicarse con dicho buzón y ahora no. Como le comentamos lineas arriba, estos servicios son sensibles a la configuración y a la reputación.

El sistema al detectar esto, bloquea su buzón impidiéndole el acceso o le envío de correos. Es por ello que recibirá un error de contraseña o tal vez no pueda enviar correos.

Aquí podemos ver que alguien ha enviado demasiados correos en repetidas ocasiones y no han podido ser entregados. Esto debido a que el mensaje enviado rebotó porque el correo del destinatario no existe.

¿Cómo resolver ello?

1.- Para corregirlo solo deberá cambiar la contraseña y evitar repetir este comportamiento, de lo contrario su buzón volverá a bloquearse nuevamente.

2.-La otra opción puede ser porque el contenido o archivos adjuntos, son considerados sospechosos de spam por el sistema y se le pide una verificación adicional y usted no ha seguido este paso adicional. Más detalles aquí: Message blocked | Error Message: 550 5.7.1 (solymail.com)

IP de servicio o IP del servidor
Esta IP es analizada, para saber si dicho servidor o servicio de correo, no envía spam.

IP de internet
Esta IP es analizada, para saber si desde tal conexión a internet o ubicación no se envía spam.

Usted no debe preocuparse por la IP de su servicio de correo (Ip del servidor), ya que en SolyMail manejamos una excelente reputación y entregabilidad. Para que sus mensajes siempre lleguen a su destino.

Lo que sí no podemos manejar o controlar, es que es su IP de internet o la IP que su proveedor de internet le ofrece, caiga en lista negras, ello conllevaría que sus mensajes podrían ser rechazados o su correo bloqueado. ¿Por qué? Si su IP de internet está en lista negra, quiere decir que se ha estado enviando spam desde dicha conexión a internet. No pretendemos decir que usted está enviando spam, recuerde que las IP´s de internet son asignadas por los proveedores de internet al azar. Y puede que le hayan asignado una IP que ya se encontraba en lista negra desde antes.

¿Por qué antes no tuve este problema?

• Posiblemente antes tenía otra IP que no se encontraba en lista negra y su actual IP reciente sí que lo está.
• Su IP de internet posiblemente estuvo en algunas listas negras poco importantes y con el tiempo dicha IP ha sido añadida a listas negras más relevantes.
• La combinación de mala reputación (IP de internet en lista negra) + mensaje con formato spam, puede activar las alarmas.

¿Cómo resolverlo?

La solución definitiva sería solicitar a su proveedor de internet, un cambio de IP (ellos lo harán sin problemas). También puede cambiar a otra conexión de internet, verificando que la IP de la nueva conexión a internet no esté en lista negra. Así como también hayan pasado las 24 horas.

Otra solución puede ser:

• Solicite la remoción de su IP de internet de dichas listas negras, usted mismo puede hacer la solicitud. Pero tarda algo de tiempo.

Esto casi siempre puede ocurrirle cuando trata de comunicarse con empresas de telecomunicaciones, entidades de gobiernos, bancos u cualquier otra empresa (pequeña, mediana o grande).

¿Por qué no puedo comunicarme con estos correos de manera normal?

Las entidades del gobierno, empresas grandes, bancos y algunas empresas ( pequeñas, medianas o grandes), casi siempre usan un servicio de correo especial, a este tipo de correos les llamamos «correos avanzado». Este tipo de correo, tiene reglas muy estrictas y casi siempre le exigen que usted también tenga un «correo avanzado» para que puedan comunicarse. Si usted intenta comunicarse desde su correo standard, quizá no pueda hacerlo en algunas ocasiones o tal vez pueda hacerlo, pero con retrasos.

Antes podía comunicarme con estos correos, pero ahora me rechazan o demoran

Esto es porque los correos avanzados tienes reglas estrictas y se actualizan de manera constante. Pueden haber temporadas donde usted pueda enviar/recibir correos sin problemas, pero otras temporadas donde experimente retrasos o sus correo no lleguen.

¿Cómo resolver el bloqueo o las demoras?

Para comunicarse con un correo avanzado, usted debe tener un correo avanzado. Ello quiere decir que debe actualizar su correo básico a un correo avanzado. Con ello usted asegura la entrega de los correos sin problemas. Siempre y cuando, usted esté interesado en en resolver el problema desde su lado.

https://solymail.com/correo-avanzado

Si tal vez ello no le molesta mucho (las demoras o errores). Solo le quedaría esperar algunos días/semanas y quizá ya pueda comunicarse con dichos correos de manera normal.

Guía de interés

https://doc.solymail.com/es-momento-de-pasar-a-un-correo-avanzado

Eso está bien, recuerde que al usar Outlook u otro programa de correo, usted descarga el correo (y los adjuntos) en su pc, en caso de estar infectado, el antivirus en su pc podría protegerlo. Sin embargo esto no es necesario, el servicio de correo le ofrece un antivirus interno, y en caso de revisar algún correo infectado, nuestro servicio lo rechazará.

El antivirus en su pc, no solo tratará de protegerlo de elementos maliciosos, sino que también intentará protegerlo del spam. Y para eso creará una carpeta «spam», donde enviará todos los correos que su antivirus considere spam.

En la mayoría de veces dicho filtrado que hace el antivirus en su pc, no será de gran ayuda, porque hace un filtrado muy estricto y «paranoico». Cualquier detalle por pequeño que parezca (poco contenido en el email, nombre del remitente diferente, etc), lo considerará como spam. Y ello podría confundirlo con el verdadero filtro antispam del servicio.

¿Qué puede hacer?

Desactive o quite la opción al antivirus para que no acceda a su correo y no tenga privilegios.

También puede cambiar a un antivirus como AvgFree.

Es posible que en algún momento que envíe un correo electrónico y el mismo sea rechazado o bloqueado con un mensaje similar al siguiente:

Error Message: 550 5.7.1 [CS] Message blocked. If this is a false positive, please report this to your hosting service provider. See https://console.mailchannels.net/insights/bounce?auid=host&sender=example@example.com&txid=xxxxxxxx

Este mensaje está indicando que nuestro servicio de antispam ha detectado que el correo se trate de un falso positivo spam. Quiere decir que el filtro ha detectado contenido que puede considerarse spam. Algunas palabras, URLs o adjuntos pueden activar la detección.

La IP también cuenta
Si usted ha vinculado su correo con Outlook o cualquier otro programa de correo en su pc, debe considerar que la IP de su conexión a internet también juega un rol importante. Ya que cuando envíe un correo, la IP de origen (IP de conexión a internet) se mostrará en el código fuente del mensaje. Esto es porque los filtros antispam, no solo analizan IP del servicio de correo, sino analizan la IP desde donde se envío el mensaje (IP de conexión a internet.)

En la mayoría de casos no debe preocuparse de su IP de internet, ya que por más que se encuentre en un par de listas negra, sus correos podrán seguir enviándose sin problemas. Sin embargo, si debe cuidar su contenido del mensaje.

IP en lista negra + mensaje sospechoso = correo bloqueado o rechazado.
IP en lista negra + mensaje normal = Se entrega

Listas negras exigentes
Hay listas negras muy exigentes que no dejarán pasar sus mensajes. Y salir de ellas es un proceso que tardar varias horas, hasta días.

¿Cómo desbloquearlo?

1. En el mismo email de rebote, encontrará un enlace para reportar que no está enviando ningún tipo de correo masivo o spam, y los correos saldrán con normalidad.

2. Si usa Outlook en su pc, solicite un cambie de IP a su proveedor de internet.

Su correo corporativo, maneja un filtrado del spam, analiza cada mensaje que usted recibe, es por ello que si el filtro detecta un mensaje como spam, sin dudarlo, su filtro actuará y mandará dicho mensaje a la bandeja de no deseados.

¿Por qué su correo corporativo (En SolyMail) manda a spam dicho mensaje?

Eso es porque la persona que le envía el correo puede tener algunos problemas de los que aún no es consciente.

• El correo, dominio o ip puede haber caído en lista negra
• El mensaje contiene link a sitios de mala reputación
• El mensaje contiene adjuntos peligrosos, o archivos infectados
• Y más

¿Qué puedo hacer?

Pues en realidad no debería hacer nada, el otro correo es quién debería corregir el problema.

Pero si desea, puede guardar dicho correo como «contacto seguro» o añadirlo a su lista de «remitentes confiables». De esta manera el filtro dejará pasar dicho mensaje, ignorando el filtrado.

Un punto importante que debe considerar es que usted tiene un correo nuevo (menos de 10 meses de creado) y este correo, no tiene reputación, por lo que los filtros antispam van a estar muy atentos a los correos y al contenido que envíe.

Conozca más sobre cómo funciona la reputación en el correo:
https://doc.solymail.com/articulo/reputacion-email/

Siga esta buenas practicas cuando envíe correos:
https://doc.solymail.com/articulo/buenas-practicas-envio-correos/

De preferencia, pida que le envíen un correo primero, luego respóndalo

Cuando alguien le solicita alguna cotización o le pide información, el proceso habitual, es que la persona le deje su correo y usted le envíe la información a dicho correo.

En este caso es mejor que persona le envíe un correo a usted primero, y luego usted le responde. Dicho correos y los próximos correos que envíen, llegarán a bandeja de entrada con una garantía del 100%.

El primer correo que envíe debe ser texto simple

El primer correo que usted envía, debe solo tener un par de líneas y de preferencia debe solo contener texto. Una vez su primer correo haya sido respondido, usted puede ya puede enviar cualquier tipo de contenido, archivo adjunto, links, etc.

Cuando el primer correo que usted envía es respondido, esto le da a entender al filtro antispam que usted es un remitente confiable y seguro y que sus próximos correos, deben pasar a bandeja de entrada.

No coloque links o urls en su firma (de momento)

Una practica habitual que se ve, es crear una firma y colocar links a su sitio web y páginas de redes sociales. Si su correo es nuevo, evítelo a toda costa. Los filtros anti-spam evalúan los links o urls que usted envía en sus mensajes, de momento evítelos, al menos hasta que haya ganado algo de reputación.

No envíe el mismo adjunto varias veces

Si usted tal vez tiene una carta de presentación, brochure u cualquier otro documento o archivo, que quisiera compartir vía email, adjuntandolo. Es algo que no recomendamos. Los filtros anti-spam están muy alertas a este tipo de archivos y más aún, si usted lo envía de manera recurrente el mismo archivo a sus contactos.

Si va enviar un mismo archivo, recomendamos que los suba en la nube a través de onedrive o drive de google y lo comparta a través de un enlace.

Siga esta buenas practicas cuando envíe correos:
https://doc.solymail.com/articulo/buenas-practicas-envio-correos/

Hicimos unas pruebas y rápidamente nos dimos cuenta que se trataba de un falso positivo spam. ¿Qué quiere decir esto? Nuestro cliente había enviado un email y el filtro anti-spam del receptor se había equivocado y marcó su correo como spam por error. Sí, es algo que pasa muy a menudo, los filtros también se equivocan.

Que un buzón marque su email como spam, no quiere decir que sus emails vayan a spam. 

Muchos usuarios entran en pánico cuando su correo es marcado como spam por otra bandeja. Cuando lo cierto es que dicha bandeja pudo haberse equivocado al filtrar su correo, antes de hacer tal afirmación es necesario hacer las pruebas respectivas.

¿Por qué  algunos filtros antispam se equivocan y marcan como spam su correo?

No hay un estándar de filtrado anti-spam en la industria de correo, cada servicio de correo usa un filtro diferente que aplica un nivel de rigurosidad de filtrado diferente y usa diferentes mecanismos para detectar el spam. Esto se traduce en que cada servicio de correo decide que es spam o no, según su criterio, claro está que todos los filtros antispam parten de una base.

Por lo general, los filtros que más tienden a equivocarse, son los correos básicos que ofrecen un filtrado antispam básico, lo servicios de correo avanzado por lo general ofrecen un filtrado de spam inteligente y saben identificar perfectamente los correos de tipo spam o no.

¿Cómo saber si verdaderamente mis correos están llegando a spam?

La solución es hacer pruebas con los 3 principales servicio de correo más usados en el mundo. Nos referimos a @gmail.com, @yahoo.com y @hotmail.com. Escriba un correo y envíe su correo.

Estos 3 principales servicios de correo, ofrecen un filtrado bastante objetivo e inteligente, si  dichos servicios envían nuestro correo a spam, será una prueba objetiva de que nuestros correos están yendo verdaderamente a spam. Si por el contrario, nuestros correos llegan a entrada, el que se equivocó fue el otro filtro.

Un dominio o dos son los únicos que marcan mis correos como spam

Muchos usuarios nos han comentando este caso, nos dicen “todos mis correos van a bandeja de entrada, solo tengo el problema con dos buzones de dos empresas diferentes (buzon@empresa1.com, buzon@empresa2.com , el resto de correos van normal”.

Aquí tenemos un claro ejemplo de “falso positivo”, dichos servicios filtran erróneamente el correo spam.

Como solucionar el falso positivo spam

La mayoría de servicios de correos tienen opciones como:

• Añadir como contacto seguro
• Añadir contacto a la agenda
• Añadir contacto a la lista blanca

Precisamente ofrecen esta opción porque saben que sus servicios pueden equivocarse al filtrar el spamY nos ofrecen la opción de corregir ello, de manera manual.

Si su correo ha sido marcado como spam, solicite a la empresa o al servicio, que lo añada a  su lista blanca o lo guarde como contacto seguro, esto hará que todos los correos que usted envíe a partir de ahora, lleguen a bandeja entrada.

Si usted no recibe mensajes de un destinatario

Alguien le envía un mensaje, pero usted nunca lo recibe.

Nuestro servicio tiene un filtrado antispam y antivirus que bloqueará a ciertos servidores o servicios de correo por ser poco confiables o de poca reputación (con una precisión del 99%). Esto a veces puede generar un problema, ya que queremos comunicarnos con un contacto confiable, pero lamentablemente nuestro contacto (persona que envía el mensaje) no tiene un buen servicio de correo y el filtrado lo detecta como peligroso.

En este caso, el contacto que envía el mensaje debería resolver el problema para que nuestro servicio de correo logre dejar pasar el mensaje. Sin embargo, si el contacto, no está dispuesto a resolver el problema, tendríamos que hacerlo nosotros.

Para ello tendríamos que crear una regla de excepción en nuestro servicio de correo, que básicamente indica lo siguiente: «Entiendo que la persona que me envía el mensaje tiene un problema en su servicio de correo, pero dejalo pasar a pesar de ello». Esta regla solo puede ser creada en servicios de correo avanzados:

https://solymail.com/correo-avanzado

Si usted envía un mensaje y el destinatario no lo recibe

Usted envía un mensaje y el destinatario nunca lo recibe. Usted recibe un mensaje indicando que su mensaje no pudo ser entregado.

¿Qué hacer en este caso? Hay que revisar el mensaje de error y ver si se trata de un error simple o error del servicio de correo.

Como solución alterna: Quien recibe el mensaje también podría crear una regla de excepción para dejar pasar su mensaje. Claro que esto tal vez no sea posible, si el remitente cuenta con un servicio de hosting básico.