1. Exportando o haciendo una copia de seguridad

Dirigete a esta ubicación en tu pc.

C:\Users\TU_USUARIO\AppData\Local\Microsoft\Outlook\RoamCache

La carpeta de nuestro interés es «RoamCache» y aquí buscaremos un archivo que tiene la frase «Autocomplete» con la extensión .dat. Este archivo será el que copiaremos en otra ubicación.

¿Hay 2 archivos «Autocomplete», qué hago? Normalmente debe haber 1 archivo, pero si hay 2, copialo también. Si hay 2 archivos, esto debido a que hay 2 o más perfiles en Outlook.

No veo el archivo no encuentro la ubicación

Si no encuentras el archivo o no ves la ubicación. Es necesario activar en la configuración de Windows «Mostrar archivos ocultos». La carpeta AppData está oculta, así que es probable que necesites activar la opción mencionada para verla.

2. Importando o subiendo la copia de seguridad

Ahora quieres llevar la copia que acaba de descargar a una nueva instalación o a una nueva computadora. Sigue estos pasos:

1. Vás a ir a la nueva computadora
2. Vás añadir la nueva cuenta de correo en Outlook (vincular 1 correo)
3. Vás a redactar un correo y lo enviarás.
4. Luego de ello cerrarás Outlook por 2 minutos.

Esto servirá para generar un archivo «Autocomplete» en tu nueva instalación de Outlook. ¿para qué? Al generar un nuevo archivo autocomplete, obtenemos el nuevo nombre del archivo.

Este nuevo nombre se lo pondremos al archivo que previamente descargamos. Ahora solo copiaremos dicho archivo a la carpeta RoamCache

Hay un video que explica ello también.

Carpetas locales en Outlook

Las carpetas locales o archivos de datos de Outlook (.PST o .OST) almacenan los correos directamente en la computadora. Esto quiere decir que:

• Los correos no se guardan en el servidor del proveedor de correo (a menos que se configure de otra manera).
• Si se daña el archivo de Outlook, la computadora sufre una falla o se pierde el disco duro, los correos almacenados se pueden perder definitivamente, salvo que exista una copia de seguridad.

Cuentas POP

Cuando se configura una cuenta en Outlook con el protocolo POP (Post Office Protocol), el comportamiento por defecto es descargar los correos del servidor y borrarlos de allí.

• Esto significa que los mensajes quedan guardados únicamente en el archivo local de Outlook.
• Si el archivo se corrompe o la instalación de Outlook deja de funcionar, esos correos también corren el riesgo de perderse.
• Aunque algunos proveedores permiten marcar la opción “dejar una copia en el servidor”, lo cierto es que la gestión principal recae sobre el archivo local.

¿Qué implica esto para los usuarios?

1. Mayor riesgo de pérdida de información: cualquier daño en la PC o en el archivo de datos puede significar la pérdida de años de correos.
2. Dependencia del dispositivo: solo se puede acceder a los correos desde la computadora donde están descargados, no desde otros dispositivos.
3. Dificultad en migraciones: mover correos entre equipos implica exportar e importar manualmente archivos .PST.

Buenas prácticas para evitar pérdidas

• Configurar las cuentas con IMAP o Exchange siempre que sea posible, ya que sincronizan el buzón con el servidor y permiten acceder a los correos desde cualquier dispositivo.
• Realizar copias de seguridad periódicas de los archivos .PST o .OST.
• Usar servicios de correo profesional que garanticen almacenamiento en la nube, redundancia y acceso web.

• Escoger Importar desde otro programa o archivo  de la ventana del asistente, luego haga clic en Siguiente.

• Seleccione Outlook archivo de datos (.pst) del cuadro de diálogo Importar un archivo y haga clic en Next.

• Para encontrar el archivo PST que debe importarse, haga clic en Examinar. Seleccione el archivo .pst que desea subir.

• Después de elegir el archivo .pst. Seleccione las carpetas y subcarpetas que deben importarse a Microsoft Outlook. Luego, seleccione el perfil y haga clic en Finish.

Almacenamiento de correo vs Almacenamiento de archivos

Nuestra cuenta gratuita @hotmail (outlook) nos ofrece 2 tipos de espacio:

1. El almacenamiento de Microsoft (archivos), es el espacio que se nos ofrece para guardar archivos, fotos, adjuntos, etc. Se nos ofrece 5GB gratis para archivos.
2. El almacenamiento de correo electrónico, hace referencia al espacio que se nos ofrece para guardar los correos que enviamos y recibimos. Outlook (hotmail) nos ofrece 15GB gratis para el correo.

Antes de tomar cualquier acción, es importante conocer cuál de los 2 espacios estamos a punto de llenar o ya hemos llenado al 100%, partiendo de ello, tomaremos acción.

No todo es urgente

Es muy probable que recibamos una alerta que nos lleve a preocuparnos. Sin embargo, dicha alerta no es tan urgente como parece.

Si el espacio de archivos está lleno, lo peor que puede pasar es que no podremos subir archivo a la nube, y para ser sincero, se puede vivir con el espacio lleno en los archivos. Sin embargo, si lo que está lleno es el espacio del correo electrónico, pues debemos ponernos manos a la obra de inmediato, porque habrá muchos mensajes que no nos lleguen porque nuestro correo está lleno.

Cómo optimizar el espacio de almacenamiento en Hotmail

Cuando se trata de administrar nuestro espacio de almacenamiento en Hotmail, existen algunas estrategias clave que podemos seguir. A continuación, te mostramos cómo puedes optimizar tu bandeja de entrada y liberar espacio:

Eliminar correos electrónicos y archivos adjuntos innecesarios

Uno de los primeros pasos para liberar espacio en Hotmail es eliminar los correos electrónicos y archivos adjuntos que ya no necesitas. Puedes revisar tu bandeja de entrada y seleccionar aquellos mensajes que ya no son relevantes para ti. Considera borrar los correos con contenido duplicado, promociones antiguas, o aquellos que no contienen información importante.

También es recomendable eliminar los archivos adjuntos que ya hayas descargado o guardado en tu dispositivo. Si ya tienes una copia de seguridad de los archivos en tu equipo, puedes eliminar los adjuntos para liberar espacio en tu cuenta de Hotmail.

Vaciar la carpeta de elementos eliminados

Una vez que hayas eliminado los correos o archivos adjuntos innecesarios, es importante vaciar la carpeta de elementos eliminados. Esta carpeta contiene todos los mensajes que has eliminado anteriormente, y hasta que no se vacíe, el espacio que ocupan seguirá contando en tu cuenta de Hotmail.

Para vaciar la carpeta de elementos eliminados, simplemente ve a la opción correspondiente en la interfaz de Hotmail y selecciona «Vaciar carpeta». Ten en cuenta que al hacerlo, los elementos eliminados ya no podrán ser recuperados, así que asegúrate de revisar cuidadosamente antes de proceder.

Comprar más espacio en la nube con tarifas específicas

Si has agotado todo el espacio disponible en tu cuenta de Hotmail, otra opción es adquirir más espacio en la nube a través de las tarifas específicas que ofrece Microsoft. Al comprar más espacio, podrás almacenar más correos electrónicos y archivos adjuntos sin preocuparte por quedarte sin espacio.

Las tarifas específicas pueden variar, por lo que te recomendamos visitar el sitio web oficial de Hotmail para verificar las opciones y precios disponibles en tu país. Al adquirir más espacio, tendrás la tranquilidad de tener suficiente capacidad de almacenamiento para tus necesidades.

Alternativas de almacenamiento en la nube para Hotmail

Hotmail ofrece diversas alternativas de almacenamiento para gestionar mejor tus correos electrónicos y archivos adjuntos. Una de las opciones más populares es utilizar servicios como OneDrive, que te permiten tener acceso a tu información desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Utilizar servicios como OneDrive

OneDrive es una plataforma de almacenamiento en la nube que te brinda la posibilidad de guardar tus archivos de manera segura y acceder a ellos desde diferentes dispositivos. Esta opción te permite liberar espacio en tu cuenta de Hotmail y tener una copia de seguridad de tus documentos importantes.

Para utilizar OneDrive, simplemente debes iniciar sesión con tu cuenta de Hotmail y acceder a la sección de almacenamiento en la nube. Desde allí, podrás cargar tus archivos, crear carpetas para organizarlos y compartirlos con otras personas si lo deseas.

Una ventaja de utilizar OneDrive es que te ofrece una cantidad generosa de espacio de almacenamiento de forma gratuita. Sin embargo, si necesitas más espacio, puedes optar por suscribirte a un plan de pago que se adapte a tus necesidades.

Además de ser una excelente opción para liberar espacio en Hotmail, OneDrive también te permite sincronizar tus archivos con tus dispositivos móviles y compartirlos de forma fácil y segura a través de enlaces o invitaciones. Esto es especialmente útil si necesitas enviar archivos grandes que no se pueden adjuntar directamente a los correos electrónicos.

Herramientas para gestionar y organizar la bandeja de entrada en Hotmail

Si estás buscando formas de mejorar la gestión y organización de tu bandeja de entrada en Hotmail, existen algunas herramientas útiles que pueden ayudarte. A continuación, te presentamos algunas opciones que puedes explorar:

Uso de Mailstrom para borrar correos electrónicos automáticamente

Una herramienta recomendada para mantener tu bandeja de entrada ordenada es Mailstrom. Esta herramienta te permite eliminar correos electrónicos de forma automática y rápida, clasificándolos en diferentes categorías como promociones, newsletters o correos no deseados. Puedes configurar filtros y establecer reglas para que Mailstrom realice una limpieza automatizada de tu bandeja de entrada de Hotmail.

Organiza tus correos con etiquetas y carpetas

• Utiliza etiquetas para categorizar y clasificar tus correos electrónicos en Hotmail. Puedes asignar diferentes etiquetas a tus mensajes para identificarlos fácilmente y acceder a ellos de manera rápida.
• Crea carpetas específicas para organizar tus correos. Puedes crear carpetas por tipo de contenido, importancia o cualquier otro criterio que te ayude a mantener una bandeja de entrada ordenada.

Configuración de reglas de bandeja de entrada

Hotmail ofrece la opción de configurar reglas para que los correos electrónicos se clasifiquen automáticamente en carpetas específicas. Puedes establecer reglas según el remitente, el asunto o cualquier otro criterio de tu elección. De esta manera, los correos entrantes se organizarán automáticamente en las carpetas correspondientes.

Uso del filtro de correo no deseado

Hotmail cuenta con un filtro de correo no deseado integrado que te ayuda a mantener tu bandeja de entrada libre de mensajes no deseados. Asegúrate de revisar regularmente la carpeta de correo no deseado y marcar los mensajes legítimos como no spam para garantizar que no se filtren erróneamente en el futuro.

Cómo liberar espacio específicamente en Gmail

Si estás buscando formas de liberar espacio en tu bandeja de entrada de Gmail, aquí te presentamos algunos consejos efectivos para lograrlo.

Verificar la cantidad de espacio utilizado en Gmail

Antes de iniciar cualquier acción para liberar espacio, es importante verificar cuánto espacio estás utilizando en tu cuenta de Gmail. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en tu cuenta de Gmail.
2. Haz clic en el icono de ajustes en la esquina superior derecha de la bandeja de entrada.
3. Selecciona «Configuración».
4. Ve a la pestaña «Cuentas y importación» y busca la sección «Almacenamiento».
5. Allí encontrarás la información sobre cuánto espacio has utilizado y cuánto te queda disponible.

Buscar correos electrónicos con archivos adjuntos grandes en Gmail

Los archivos adjuntos grandes pueden ocupar mucho espacio en tu cuenta de Gmail. Para encontrar y eliminar estos correos electrónicos, sigue estos pasos:

1. En la barra de búsqueda en la parte superior de la bandeja de entrada de Gmail, haz clic en la pequeña flecha hacia abajo.
2. En el campo de búsqueda avanzada, selecciona «Tamaño» y luego elige la opción «Más de» para especificar un tamaño en MB.
3. Ingresa el tamaño en MB que deseas utilizar como criterio de búsqueda, por ejemplo, «10 MB».
4. Gmail mostrará los correos electrónicos con archivos adjuntos que superen el tamaño especificado.
5. Revisa los resultados y elimina los correos electrónicos que ya no necesitas, especialmente aquellos con archivos adjuntos grandes.

Al seguir estos consejos, podrás liberar espacio en tu cuenta de Gmail y mantener tu bandeja de entrada organizada y eficiente.

Si no queremos perder dichos correos pero nos gustaría mantener la bandeja de entrada limpia y ordenada, podemos recurrir a archivarlos y guardarlos fuera de la bandeja de entrada para poder acceder a ellos cuando sea necesario.

Si utilizamos el cliente Microsoft Outlook (en caso de utilizar otro progrma consulte la ayuda de dicha aplicación), disponemos de una herramienta de archivado de correos, esta herramienta nos permite exportar todos los correos desde el más antiguo hasta la fecha que nosotros le indiquemos y guardarlos en una ubicación del disco duro de nuestro PC, esto nos permitirá disminuir la carga de almacenamiento del buzón e impedir que se nos llene.

Para utilizar esta función, pinchamos en la pestaña superior «Archivo» y nos situamos en «Herramientas de limpieza» y «Archivar».

Una vez aquí, ya podemos seleccionar el buzón o la carpeta sobre la que queramos realizar la limpieza, será importante seleccionar la fecha ya que por defecto estará situada en el día actual, también deberemos tener en cuenta donde se almacenará dicho archivo.

 En dicha carpeta encontraremos todos los correos en formato .pst que podremos abrir con Outlook.

«501 smtputf8 used when not advertised» es un mensaje de error generado por Outlook para indicar que un mensaje está atascado y no puede ser enviado, debido a una dirección de correo mal escrita en los campos «para», «cc» o «cco». Los errores más comunes son:

• El correo de destino tiene tilde (rené@perú.com)
• El correo de destino tiene «ñ» (peña@españa.com)
• El correo de destino tiene un carácter no compatible o símbolo raro (pedro@m&m.com) «&»

 ¿Cómo resolver «smtputf8»?

1. Abre el mensaje que quedó en bandeja de salida

2. Busque cuál de las direcciones de correo está mal escrito en el campo de “para”, “cc” o “cco”. Es muy probable que encuentre un correo con tilde, ñ o un carácter extraño (&, $, =, #).

3. Redacte un mensaje nuevo, con los correos correctos y envíelo como normalmente lo haría.

No intente enviar el mensaje atascado en la bandeja de salida, a pesar de que haya corregido o eliminado el correo incorrecto, es posible que no se pueda enviar, por ello insistimos en que redacte nuevamente el mensaje.

4. Finalmente, elimine el mensaje que se atascó en la bandeja de salida, para evitar cualquier confusión

Recuerde que los correos no pueden tener: Ñ, tildes, símbolos o caracteres especiales (&, $, =, #). Un correo solo puede tener letras, números y guiones. Incluir lo antes mencionado genera el error “501 smtputf8” (0x800CCC78) en Outlook.

Le aparecerá una ventana, como esta. Debe dirigirse inmediatamente a la parte de buscar.

Teclee Correo en el buscador, en caso no aparezca nada. Busque Email o mail. Luego cliquee el resultado.

Luego le cargará esta ventana, elija Cuentas de correo electrónico

Verá una lista de las cuentas de correo que tiene en su PC. Si ve una cuenta en POP, no quite la cuenta por nada del mundo sin antes hacer una copia de seguridad. Si está en IMAP, puede quitar la cuenta.

2) “Abrir y exportar”

3) Importar o exportar

4) Selecciono “Exportar a un archivo”

5) Siguiente

6) Selecciono “Archivos de datos Outlook (.pst)”

7) Siguiente

8) Selecciono la cuenta de correo a la que se le hará el backup

9) Siguiente

10) Examinar

Nos carga una ventana emergente donde elegiremos donde guardar el backup, así como el nombre que tendrá.

11) Coloco un nombre para el backup (archivo .pst)

12) Clic en “Aceptar”

13) Clic en “Finalizar”

De manera opcional Outlook nos pregunta si queremos ponerle una contraseña al backup, en caso que la información sea muy sensible y en caso alguien encuentre el archivo no le permita acceder a menos que coloque la contraseña que hemos elegido. Yo he decidido no colocar una contraseña.

14) Clic en Aceptar

Seleccione categoría y luego iconos grandes.

Luego elija este icono del correo.

Luego le cargará esta ventana, elija Cuentas de correo electrónico

Seleccione la pestaña Correo electrónico, luego seleccionamos la cuenta que deseamos borrar. Y finalmente le damos en «Quitar»

Antes de continuar, verifique sí cumple con los requisitos para trabajar con Outlook.
https://doc.solymail.com/articulo/requisitos-vincular-correo-outlook/

Verifique si su IP no ha sido bloqueada

Si usted o alguien en su empresa, ha intentado ingresar al correo en repetida veces con una contraseña errada. Lo más probable es que su ip haya sido bloqueada. Para averiguar si su IP es bloqueada. Acceda al siguiente link

mail.hiraoka.com/webmail

Remplace «hiraoka.com» por el nombre de su empresa. Si su empresa, se llama «bicicletamonark.com». Debería quedar el link así:

mail.bicicletamonark.com/webmail

Si usted accede, y le carga una página pidiéndole sus datos de acceso. Quiere decir que su IP no está bloqueada.

Desactive Eset Nod32 temporalmente

En repetidas ocasiones, hemos visto que NOD32 bloquea el correo. Ocasionando que no se pueda enviar/recibir correos. Para resolverlo, hay que desactivar temporalmente nod32. Para hacerlo siga esta guía por favor.

https://doc.solymail.com/articulo/desactivar-eset-nod32-temporalmente/

2. Seleccionamos «pausar la protección» o detener la protección

3. Elija el tiempo (4 horas lo recomendable). Luego de ello «aplicar».

¿Cuándo se debe desactivar ESET Nod32 temporalmente?

• Cuando se instale un programa, es posible que se nos pida desactivar el antivirus porque posiblemente se esté detectando el programa a instalar, como potencial virus.
• Cuando el correo no sincronice, es posible que al antivirus esté bloqueando la sincronización o descarga de correos.
• Cuando algunas páginas se bloqueen o no se carguen, es posible que el antivirus las considere peligrosas y no permita que se muestren.

2. Selecciona Centro de confianza y haz clic en el botón Configuración del Centro de confianza. 

3. Activa la opción No descargar automáticamente imágenes en mensajes de correo electrónico en formato HTML o en elementos RSS. 

4. Activa las opciones restantes para configurar las excepciones. Luego, haz clic en botón Aceptar. 

5. Reinicia el programa y comprueba que se haya solucionado. 

• El mensaje que acabamos de enviar tiene errores en el correo destinatario
• Falta configurar en nuestro correo «Mi servidor de salida (SMTP) requiere autenticación»
• No estamos configurando el correo con los parámetros o datos de acceso correctos

• El mensaje enviado se guardó en una carpeta diferente
• El mensaje enviado se guardó en una carpeta oculta
• El mensaje enviado no se guardó, porque está atascado en la bandeja de salida
• El mensaje enviado no se guardó, porque no está configurado para guardarse

El correo enviado se guardó en una carpeta diferente

Si ha vinculado el correo en múltiples dispositivos, (más de 1 computadora o un dispositivo móvil), es común que se hayan creado varias carpetas de enviados. Habrá que buscar los mensajes enviados en las diferentes carpetas

Observe el siguiente correo Outlook, tiene más de una bandeja de enviados, ¿por qué?

El mensaje enviado se guardó en una carpeta oculta

1. La carpeta «Sent» o «Enviados»

Todos los servicios de correo tienen una carpeta «Sent», al vincularla con Outlook esta carpeta puede quedar oculta. Para volver a mostrarla, haga clic en la flecha (>) situada a la izquierda de la carpeta «bandeja de entrada» y encontrará la carpeta «Sent». Ya puede ver los mensajes enviados.

2. Elementos enviados

Busque si cuenta con una carpeta «Elementos enviados», si la encuentra, sitúese ahí para encontrar sus mensajes enviados.

El mensaje enviado no se guardó, porque está atascado en la bandeja de salida

El error que muchos comenten es buscar el mensaje que acaban de enviar, y buscarlo en la carpeta de enviados. No encontraremos dicho mensaje, si esté, está atascado en la bandeja de salida.

Todos los correos que enviamos pasan por la bandeja de salida de manera temporal, es como una sala de espera, donde los correos aguardan para ser enviados. Cuando por fin se envían, recién se guardan en la carpeta «Enviados». Lo normal es que los mensajes estén en bandeja de salida menos de 1 minuto y luego se envíen. Si el correo que enviamos es muy pesado o tiene errores, es posible que se quede atascado aquí y nunca se envíe, por tanto, nunca lo veremos en la carpeta enviados.

¿Sus correos enviados están incompletos o no los encuentra por ninguna parte?

Si usted tiene su correo sincronizado en más de 1 computadora o dispositivo y no puede ver sus correos enviados anteriores o solo puede ver algunos. Es posible que haya vinculado su correo en POP. Esta forma de vincular el correo no le permite ver todos sus mensajes enviados, los correos que usted envíe solo se guardan en la computadora desde donde se envió el mensaje.

Debe tener cuidado si formatea la computadora o si abre el mismo correo en otra computadora, ya que puede perder sus mensajes enviados. Más detalles sobre como funciona POP https://doc.solymail.com/imap-vs-pop3-diferencias/

Este tutorial es para usted, si:

• Desea cambiar el nombre que se muestra en Outlook
• Desea actualizar su configuración porque ha cambiado de servicio de correo

Para hacerlo seguiremos los siguientes pasos:

Diríjase al buscador y teclee «Panel de control» y ábralo

Le aparecerá una ventana, como esta. Debe dirigirse inmediatamente a la parte de buscar.

Teclee Correo en el buscador, en caso no aparezca nada. Busque mail. Luego cliquee el resultado.

Luego le cargará esta ventana, elija Cuentas de correo electrónico

Seleccione la pestaña Correo electrónico, luego doble clic en la cuenta que deseamos actualizar la configuración.

Obtendremos este cuadro, el cual nos muestra toda la configuración del correo, es aquí donde debemos actualizar la información, con los nuevos datos que nuestro proveedor nos ofrezca.

Su nombre: [Coloque el nombre que quiere mostrar]

Y finalmente «Siguiente», para finalizar con el cambio.

Debe tener en cuenta que cuando vincula su correo con Outlook o cualquier otro programa, usted se expone a algunos problemas propios de su computadora o red, como antivirus, velocidad de internet, fallo del mismo programa Outlook, bloqueo de su red o firewall que pueden afectar su experiencia con el correo. Aquí un listado de lo que debe tener en cuenta:

Velocidad de internet, mínimo 50 Mbps

Haga una prueba de velocidad de su conexión a internet en el siguiente link: https://www.speedtest.net/.

Nuestra recomendación absoluta es que cuente al menos con 50Mbps (y que sea usado por 5 computadoras o usuarios a la vez) . Si bien usted puede vincular su correo con Outlook teniendo una velocidad inferior, los problemas de lentitud al enviar o recibir mensajes estarán presentes y quedarán bajo su responsabilidad.

Evite conexiones wifi

Las redes wifi, también pueden ser bastante lentas. Ubíquese en un lugar donde la señal wifi sea optima, pero de preferencia evite usar redes wifi.

Si usa dispositivos o portatiles de Apple, estos si trabajan de manera eficiente con wifi por contar con mejor hadware para red, así que no tendrá problemas wifi con estos dispositivos.

Su programa de correo debe tener una licencia activa

Si su programa de correo (Outlook u otro), recibe un error de licencia. Quiere decir que el programa no tiene una licencia para funcionar, lo más probable es que presente errores en el funcionamiento para enviar/recibir mensajes. Esto no siempre afecta de igual manera a todas las computadoras, algunas podrán funcionar a pesar del mensaje de alerta (por mucho tiempo), otras no. Lo ideal, para asegurar el funcionamiento, es que tenga una licencia activa y no tenga esta alerta.

Si no tiene una licencia activa, de la noche a la mañana su programa de correo puede dejar de funcionar. Impidiéndole enviar/recibir mensajes. Y esto podría afectar a algunos buzones en particular y a otros no.

Desinstale o desactive el antivirus Nod32

ESET Nod32 es un antivirus poco practico y básico. Tiende a bloquear muchas veces la conexión al correo, al considerarlo poco seguro. Es un antivirus muy «paranoico», bloqueando también conexiones a sitios webs.

Le recomendamos desinstalarlo de su pc y reemplazarlo por un antivirus mejor, como Avg Free.

En caso no pueda desintalarlo, puede desactivarlo temporalmente. Siga esta guía.
https://doc.solymail.com/articulo/desactivar-eset-nod32-temporalmente/

Asegúrese que su antivirus no interfiera con Outlook o su programa de correo

La mayoría de antivirus tienden a bloquear o limitar la conexión del correo. Ya que intenta analizar los correos o mensajes que recibe/envía. Ello hace que su programa de correo (Outlook, Thunderbird, etc) no se pueda sincronizar de manera tan rápida, como normalmente lo haría. Impidiendo que descargue nuevos correos.

Revise su antivirus, y en caso note este problema, desactivelo por una horas o cambie a otro definitivamente.

Evite las actualizaciones en windows 10

Windows 10 lanza actualizaciones cada cierto tiempo. Estas actualizaciones vienen con nuevas herramientas siempre. Y a veces pueden corregir errores, pero otras veces pueden arruinar algunos programas (Outlook).

Cada actualización es incierta, solo actualice su sistema en windows 10. Si sabe como funciona o tiene conocimiento en cuanto a ello. Lo mejor será que deshabilite las actualizaciones automáticas o evitar actualizar.

Un profesional del soporte técnico permanente

Cuando usted decide vincular su correo con algún programa en su pc, debe tener un profesional haciendo constante seguimiento al correcto funcionamiento todo el tiempo. Un día puede haber un bloqueo del firewall, otro día puede tratarse del antivirus, a veces tan solo es necesario reiniciar el programa o reiniciar la pc. Outlook requiere de especial atención y cuidado. Por lo que necesitará siempre un profesional permanente a cargo del mantenimiento.

No vincule su correo con Outlook en IMAP si supera los 20GB por su buzón

No es recomendable mantener un correo su correo en Outlook en modo IMAP si usted supera los 20GB, ya que necesitará de una conexión/velocidad de internet muy rápida, para no tener problemas.

Si no cuenta con una buena conexión, use la versión web para trabajar con el correo.

• No incluya links o hipervinculos a sus redes sociales o sitio web
• No añada su correo en el contenido de su firma.

Ahora si esto es algo que no le preocupa y considera que no es necesario pasar a un correo que le ofrezca más capacidad, hay algo que debe saber antes de hacerlo. Conocer esto, le evitará problemas.

Los inconvenientes

• Cuando empieza a guardar los correos en la pc, estos solo estarán disponibles en la pc que los guardó. Si quisiera ver un histórico desde otra pc diferente a la suya, el móvil o desde cualquier otro lugar, no podría hacerlo, no podrá acceder a ver el historico de sus mensajes.
  
• Si usted por casualidad pierde o daña su pc, móvil o tablet, perderá también todos los mensajes enviados y recibidos. Al guardarse los mensajes solo en dicha pc, no podrá recuperarlos.
  
• Perderá el soporte de SolyMail. Si usted decide guardar los correos en la pc, no podremos ayudarle con temas técnicos en caso necesite ayuda. Al guardar los correos en la pc nosotros perdemos el control por lo tanto de los correos que envía o recibe y por tanto no podremos ayudarle en caso tenga problemas.

¿Cómo empezar a guardar los correos en la pc?

Si ya reviso detenidamente los inconvenientes y quiere proseguir. Puede elegir una de estas 3 formas y empezar a guardar los correos en su pc:

Empiece a trabajar en POP

Cuando vincula su correo en la pc, tiene 2 opciones a elegir: IMAP o POP. Elija POP, ya que de esta forma, guarda los correos de manera automática en su pc

Archive los correos por fechas

Cuando vincula el correo en su pc, el programa de correo le debe ofrecer una opción de «Autoarchivado». Consiste en que cada cierto tiempo usted puede programar para que el programa borre los correos de la nube y lo guarde en la pc.

Haga una copia de seguridad y borre los mensajes cada cierto tiempo

Otra opción que puede aplicar, es hacer una copia de seguridad (backup) del correo a través de su programa de correo. Una vez hecha la copia, puede borrar todos los correos del servidor. Y empezar con el buzón vacío.

Con el pasar del tiempo, hemos dejado de recomendarlo. En este artículo detallamos los motivos por los cuales hemos dejado de hacerlo.

Un programa exigente

Outlook, a nivel técnico, es muy estricto. Para el correcto funcionamiento de Outlook debe cumplir con los siguientes requisitos. El no hacerlo podría afectar su experiencia con Outlook.

Requisitos para vincular su correo en Outlook u otro programa de correo para pc – SolyMail

Siempre necesitará alguien quien le ayude con Outlook en su computadora

Outlook es un programa exigente y necesita de un mantenimiento especial en las computadoras. Es importante que cuente con un personal de soporte técnico para que pueda ayudarle, en caso se presenten un inconveniente.

No es culpa de Outlook que este falle en algunas ocasiones. Outlook depende de que todo funcione correctamente en su pc: Internet, antivirus, actualizaciones, etc. Si algo pequeño falla, Outlook también lo hará. Es por ello, que sí decide usar Outlook en su pc, puede hacerlo, pero debe contar con personal de soporte técnico que pueda ayudarle siempre que ocurra algo.

Las empresas casi siempre cuentan con un área o un profesional de sistemas, que pueda resolver estos problemas que afectan el funcionamiento de Outlook, por ello lo usan. Si usted no cuenta con personal de soporte técnico, lo mejor sería ver otras alternativas.

Cuando usted vincula su correo con Outlook o cualquier otro programa ya sea en su pc en su móvil. Debe comprender que usted se expone a algunos errores que tienen que ver con su pc/móvil, errores de la misma aplicación, errores de conexión a internet/wifi/datos. Errores que son ajenos al servicio que ofrecemos. Y esto podría afectar en ocasiones solo algunas cuentas de correo o tal vez a todas a la vez.

Las actualizaciones pueden darle alegrías o tristezas

Outlook es un programa o aplicación que se actualiza de manera muy seguida. A veces estás actualizaciones resuelven problemas y agregan funciones, otras veces pueden romper el correcto funcionamiento, es una ruleta rusa cada actualización, uno no sabe lo que puede pasar luego de actualizar.

La sincronización de correos puede fallar

Outlook, depende mucho de su conexión a internet, antivirus, firewall, bloqueos de red y demás. Puede dejar de sincronizar o descargar correos de repente. Y ello puede causar confusión sobre si su servicio de correo está fallando o no.

Su antivirus también puede bloquear Outlook y evitar su correcto funcionamiento: Su antivirus intentará analizar los mensajes que reciba o envié, esto puede hacer que el envío/recepción sea algo lento o se detenga por completo.

Nuestra recomendación

Nosotros no recomendamos que use Outlook, a menos que cuente con el personal que puede ayudarle con el mantenimiento, en caso no lo tenga, lo mejor será que use «Thunderbird», que es un programa similar a Outlook, con la ventaja que no requiere de mantenimiento especial, es más ligero y consume menos ancho de banda o internet.

Vincular el correo corporativo en Thunderbird (IMAP) – SolyMail

Si a pesar de todo lo descrito, usted necesita trabajar con Outlook, pero quiere evitar todos los posibles problemas mencionados lineas arriba. Puede usar el «correo Microsoft», que es una solución de correo propia de Microsoft y es el único correo que se integra de manera correcta y no necesita mantenimiento Puede ver más detalles en este video o consultar este link https://solymail.com/microsoft-exchange

Caso 2: Le envían un correo a usted ahora mismo y usted recién puede visualizarlo 30 minutos después

El 99% de casos relacionados con demoras para entregar/recibir correos están relacionados con Outlook y con una velocidad de internet por debajo de lo recomendada. Revise si cumple con los requisitos para trabajar con Outlook u otro programa de correo Requisitos para vincular su correo en Outlook u otro programa de correo para pc – SolyMail

¿Por qué demora la entrega/recepción de correo?

Antes de pensar en que usted tiene un problema de demora en la entrega de mensajes y creer que se trata de un error en su servicio de correo. Debe verificar o revisar los logs de envío/recepción para verificar la hora de llegada o envio de un mensaje.

Verificar el envío/recepción desde su cuenta de administrador
https://doc.solymail.com/tutoriales/monitorizar-envio-admin/

Verificar el envío/recepción desde su correo, como usuario normal (recomendado)
https://doc.solymail.com/tutoriales/verificar-entrega-mensajes/

Si le envia o recibe un correo y usted quiere verificarlo, debe revisar el log.

Realmente mi correo se envió (enviar)

Usted envía un correo hoy a las 11:00 a.m. pero la persona nos indica que recién lo pudo visualizar a las 1:00p.m. debemos verificar si realmente nuestro mensaje ha salido a 11:00 a.m. Pasa muy seguido, que envíamos un coreo pero se queda atascado en nuestra bandeja de salida y esta bandeja rara vez la revisamos, porque asumimos que el mensaje ya se envió. Sin embargo si nuestra conexión a internet es lenta y nuestro mensaje pesado, puede tardar varios minutos en enviarse un mensaje.

También puede pasar que interrumpimos el envío del mensaje, porque cerramos el programa o suspendemos la pc, asumiendo que el mensaje se envío. Cuando aún está pendiente.

Ejemplo: Envio un correo hoy a la 7pm, apago mi pc creyendo que el mensaje se envío, vuelvo a enceder mi pc al día siguiente a las 9am, como no hay nadie usando el internet, la velocidad es más rápida, el mensaje que estaba pendiente ayer a 7pm lográ enviar recién hoy a las 9am.

El tamaño del mensaje, influye en la demora al enviar/descargar un correo. Por lo general, un correo pesado tarda más tiempo en enviarse o descargarse, considere ello.

Momento de llegada vs momento de descarga (recibir)

Cuando usted usa webmail (sudominio.com/webmail), usted envía/recibe un correo casi en el instante y de manera directa.

Sin embargo cuando usted ha decidido vincular su correo con algún programa en su pc como Outlook. Hay un paso adicional que Outlook hace, se llama «descargar el mensaje», es decir. Una vez aterrice un mensaje en su webmail, Outlook intentará descargarlo para mostrarselo en su computadora.

Ese paso adicional (descargar mensaje), muchas veces es interrumpido por distintos factores propios de su conexión a internet (bloqueo, reglas de firewall,etc) o de su pc (antivirus, firewall en la pc, etc).

Usted ahora mismo puede tener 1 mensaje en su correo webmail, pero Outlook no lo muestra porque no puede descargarlo. Y le dirán y asegurarán que el mensaje ya ha sido enviado y usted seguirá sin verlo, porque su programa no puede descargarlo. Pero si accede al webmail, si lo verá. Entonces, aquí se dará cuenta que el problema no es su servicio de correo, sino Outlook en su pc que no puede descargar el mensaje.

Y aquí definimos 2 conceptos:

El momento de llegada: Me envían un correo hoy a las 2pm, si lo veo en el webmail, veo que efectivamente son las 2pm y el correo llegó a las 2pm.

El momento de descarga: Son las 2pm y en mi Outlook no puedo ver nada aún, le doy a refrescar minutos después y ya veo el mensaje, veo la hora de mi computadora son 2:05pm.

El correo llegó a las 2pm, así lo veré en el webmail. Pero mi outlook lo descargó y recién pude visualizarlo a las 2:05pm.

Recomendaciones si va a vincular el correo con Outlook o cualquier otro programa
https://doc.solymail.com/tutoriales/requisitos-vincular-correo-outlook/

Monitoreo y seguimiento eterno

Cuando usted decide vincular su correo con algún programa en su pc, debe tener un profesional haciendo constante seguimiento al correcto funcionamiento todo el tiempo. Un día puede haber un bloqueo del firewall, otro día puede tratarse del antivirus, a veces tan solo es necesario reiniciar el programa o reiniciar la pc. Outlook requiere de especial atención y cuidado.

Soluciones definitivas

Use el correo en la versión webmail para evitar cualquier problemas con retrasos propios de su velocidad de internet o pc.

Si usted no quiere renunciar a usar Outlook porque considera un programa muy importante. Puede usar el propio servicio de correo Microsof Outlook, que permite a su vez integrarse con outlook en pc de manera perfecta. Más información aquí https://solymail.com/microsoft-exchange

No apoyamos ni damos soporte para vincular el correo con Outlook, pero puede hacerlo por su cuenta. Recuerde que en caso tenga algún problema en el futuro con Outlook, deberá verlo con su técnico informático de confianza. ¿Por qué? Leer más

«503 Valid RCPT comand must precede DATA»

El error «No se puede localizar a los destinatarios siguientes» se produce cuando:

• Falta configurar un servidor SMTP, el servidor SMTP se ha configurado de manera errada o la configuración se ha desactivado.

El error que recibe, puede tal vez sea el siguiente:

550 Authentication is required
550 Without authentication

Solución

Diríjase al buscador y teclee «Panel de control» y ábralo

Le aparecerá una ventana, como esta. Debe dirigirse inmediatamente a la parte de buscar.

Teclee Correo en el buscador, en caso no aparezca nada. Busque mail. Luego cliquee el resultado.

Luego le cargará esta ventana, elija Cuentas de correo electrónico

Seleccione la pestaña Correo electrónico, luego doble clic en la cuenta que deseamos actualizar la configuración.

Obtendremos este cuadro, el cual nos muestra toda la configuración del correo, es aquí donde debemos actualizar la información, con los nuevos datos que nuestro proveedor nos ofrezca.

Cuando abra configuraciones, dirígase a la pestaña «Servidor de salida» y deje el formulario como se muestra a continuación, con las opciones marcadas.